دانلود مقاله نحوه تنظیم اسناد در دفاتر اسناد رسمی

دانلود مقاله نحوه تنظیم اسناد در دفاتر اسناد رسمی

نحوه تنظیم اسناد در دفاتر اسناد رسمی

خصوص ثبت معاملات و اسناد مردم توسط میرزا حسین خان سپهسالار و به دستور ناصرالدین شاه قاجار صورت گرفت که کتابچه ای تهیه شد و با معاملات انجام شده بر طبق مواد قانونی آن رفتار می شد و به تبعیت از دول متدول آن زمان به اسناد تمبر زده و مهر می کردند تا ضمن اعتبار بخشیدن به اسناد از تقلب و تزویر نیز جلوگیری می شد.

پس از نوشتجات میرزا حسین خان سپهسالار قانون ثبت در ۲۱ ثور ۱۲۹۰ شمسی (در ۱۳۹ ماده) تصویب شد. قانون مزبور ثبت اسناد را اجباری ننمود، ولی پس از ثبت ورقه سندیت آن بین طرفین محرز بوده است.

در دوره چهارم تقنینیه قانون ثبت دیگری در ۲۱ حمل ۱۳۰۲ (در ۱۲۵ ماده) تصویب شد. قانون مزبور ثبت املاک را در موارد خالصجات (دهات، مراتع یا اراضی شاهی) که بین اتباع خارجه (ماده ۳۴) اجباری دانسته و نیز هر معامله ای که پس از ثبت ملک می شده درج آن در دفتر املاک لازم بوده والّا دولت آنها را رسمی نمی شناخت.
در ۲۲ بهمن ۱۳۰۸ قانون ثبت اسناد و املاک تحت ۲۵۶ ماده تصویب گردید که ثبت املاک و بعضی اسناد را اجباری نموده بود. در قانون ثبتی که در ۲۶ اسفند ماه سال ۱۳۱۰ تحت ۱۴۱ ماده به تصویب رسید و از فروردین سال ۱۳۱۱ به مورد اجرا گذاشته شد و بعداً اصلاحات و الحاقات در آن صورت گرفت ثبت اسناد اختیاری و مانند املاک که ثبت آنها الزامی است، مردم در ثبت اسناد خود الزامی ندارند و می توانند از ثبت معاملات و قراردادها و تعهدات و سایر عقود خود در دفاتر اسناد رسمی خودداری نمایند. مگر در مواردی که در مواد ۴۶ و ۴۷ ق.ث به ثبت آنها دستور داده شده است:

۱- کلیه عقود و معاملات راجع به عین یا منافع املاکی که قبلاً در دفتر املاک ثبت شده باشد.
۲- کلیه معاملات راجع به حقوقی که قبلاً در دفتر املاک ثبت شده است.
لذا اسناد معاملات و عقود راجع به عین (عرصه یا اعیان، خانه، آپارتمان، باغ و …) یا منافع (حق انتفاع و اجاره املاک) (اگر بیش از سه سال باشد) یا حقوق (حق ارتفاع و …) که در دفتر املاک ثبت شده باشد باید در دفاتر اسناد رسمی تنظیم و ثبت شوند. تا نقل و انتقالات به عمل آمده در دفتر املاک مربوطه ثبت شود و لزومی ندارد که در محل وقوع ملک دفتر اسناد باشد یا خیر، در هر حال ثبت سند الزامی است.

ماده ۴۷ ق.ث می گوید: «در نقاطی که اداره ثبت اسناد و املاک و دفاتر اسناد رسمی موجود بوده و وزارت عدلیه مقتضی بداند، ثبت اسناد ذیل اجباری است:
۱- کلیه عقود و معاملات راجعه به عین یا منافع اموال غیر منقوله که در دفتر املاک ثبت نشده.
۲- صلحنامه و هبه نامه و شرکت نامه».

فهرست اسامی شهرهای مشمول اجباری شدن ثبت اسناد که قبل از تصویب قانون و بعد از سال ۱۳۱۰ به ترتیب از ۱/۱/۱۳۰۹ در تهران شروع و در شهرهای مختلف در سالهای متفاوت آگهی شده در مجموعه قوانین ثبتی ذکر شده؛ ماده مزبور الزام ثبت و اسناد را قائل به شروطی می داند:
اول: وجود اداره ثبت اسناد و املاک و دفتر اسناد رسمی در محلی که این موضوع اکنون در تمامی نقاط کشور تقریباً حاصل شد.

دوم: وزارت عدلیه (سازمان ثبت اسناد و املاک فعلی که از معاونتهای قوه قضاییه می باشد) مقتضی بداند و به نحو مقتضی آگهی نماید و ثبت معاملات مذکور در ماده را اجباری نماید. اکنون اسناد زیادی با عناوین مختلف که در این نوشته نمونه های آن خواهد آمد در دفاتر اسناد رسمی تنظیم می شود که جامعه پذیرفته و ادارات و محاکم قبول دارند که در ماده مذکور از تنظیم و ثبت این اسناد ذکری به میان نیامده، ولی مورد پذیرش عرف جامعه قرار گرفته مانند انواع اسناد وکالت تنظیمی در دفاتر اسناد رسمی. اسناد قطعی منقول (اتومبیلها و ماشین آلات راهسازی و …) انواع تعهدات دانشجویی، تقسیم نامه ها در املاک مشاعی را که نمی توان معامله تلقی نموده و امثال اینها.

قانونگذار برای ضمانت اجرای اجباری بودن ثبت اسناد با توجه به مواد ۴۶ و ۴۷ ق.ث و مقررات مذکور در آنها در ماده ۴۸ ق.ث بیان می کند: «سندی که مطابق مواد فوق باید به ثبت برسد و به ثبت نرسیده در هیچ یک از ادارات و محاکم پذیرفته نخواهد شد». هر چند این ماده از زمان تصویب دست نخورده باقیمانده و اصلاح نشده ولی عرف و رویه بعضی از

محاکم در رسیدگی و تأیید عقود منعقده راجع به عین یا منافع املاک ثبت شده با اسناد عادی به استناد مواد ۱۰ و ۱۹۰ و ۱۹۱ ق.م بدون توجه به ماده مزبور صورت می گیرد.
در تاریخ ۱۸/۱۰/۱۳۵۱ مواد ۱۴۲ الی ۱۵۷ به قانون ثبت قبلی الحاق گردید و قانون ثبت ۱۵۷ ماده شد. بعد از انقلاب جهت سامان دادن به اسناد عادی (قولنامه ها) و تعیین وضع ثبتی اعیان ایجاد شده در املاک که به واسطه موانع قانونی تنظیم سند رسمی برای آنها میسر نبود، قانون اصلاح مواد ۱ و ۲ و ۳ قانون اصلاح و حذف موادی از قانون ثبت اسناد و املاک مصوب (۳۱/۴/۱۳۶۵) و الحاق موادی به آن مصوب (۲۱/۶/۱۳۷۰) راجع به اصلاح مواد ۱۴۷ و ۱۴۸ قانون ثبت تصویب گردید که مورد عمل می باشد.

ادارات ثبت با توجه به مواد فوق نسبت به مبایعه نامه های عادی منعقده نسبت به بناهای احداثی که مالکیت ندارند و در مواعد اعلام شده در ادارات ثبت تشکیل پرونده داده اند رسیدگی و اسناد مالکیت شش دانگ به نام خریدار سند عادی ثبت و صادر می نمایند.

برای اولین بار در ۱۳ بهمن سال ۱۳۰۷ قانون تشکیل دفاتر اسناد رسمی در ۲۰ ماده به تصویب رسید که بر اساس آن متعاملین در ثبت اسناد خود در دفاتر آزاد و مختار بودند و دفاتر اسناد رسمی حق ثبت اسناد مربوط به نقل و انتقالات راجع به املاک ثبت شده را نداشتند.

پس از قانون ۲۱ بهمن سال ۱۳۰۸ در ۲۶ اسفند ماه سال ۱۳۱۰ قانون ثبت اسناد و املاک در ۱۴۱ ماده تصویب شد که ناسخ قانون مصوب ۲۱ بهمن ۱۳۰۸ بوده و از اول فروردین ماه سال ۱۳۱۱ قابل اجرا گردید و این قانون به جز موادی که در تاریخ ۱۸/۱۰/۵۱ و بعد از آن اصلاح یا الحاق شده تا کنون به مدت هفتاد سال است که مورد استناد و عمل می باشد و بر اساس همین قانون ثبت املاک اجباری و ثبت اسناد جز در موارد مندرج در مواد ۴۶ و ۴۷ اختیاری است.

تشکیل دفاتر اسناد رسمی بر اساس قانون فوق با بنیان جدید توسط علی اکبر داور (وزیر دادگستری پهلوی اول) پایه گذاری شد. تا آن زمان علمای روحانی و مراجع مذهبی اسناد مردم را تنظیم و ثبت می کردند ولی دارای دفاتر رسمی نبودند و این امر موجب تنظیم اسناد معارض در نزد همان مراجع یا مراجع دیگر می شد و برای معاملات، امنیتی وجود نداشت.
داور به قوانین اروپایی آشنایی داشت و میل داشت که سیستم فرانسه را در ایران اجرا نماید، ولی به لحاظ کمبود تحصیل کرده های لیسانسیه حقوق این کار عملاً مقدور نبوده و آن تعداد تحصیل کرده هم در تنظیم اسناد مردم وارد نبودند، لذا به همان محاضر شرعی رسمیت دادند و برای صاحبان آن محاضر ابلاغ تأسیس دفتر اسناد رسمی صادر نمودند ولی یک نف

ر هم به عنوان نماینده ثبت که اکنون دفتریار خوانده می شود در دفاتر حضور داشت که خود نیز دارای دفتر بود همان سندی را که سردفتر ثبت می نمود او نیز در دفتر خود ثبت می کرد. در ضمن سردفتر را هم کنترل می نمود. از اولین سردفتران که ابلاغ گرفتند می توان از شیخ عبدالحسین نجم آبادی، ایروانی، شیخ ابوالقاسم تویسرکانی و … نام برد.
مبحث اول: نحوه انتخاب سردفتران و دفتریاران

در ۲۵ تیرماه سال ۱۳۵۴ قانون دفاتر اسناد رسمی و کانون سردفتران و دفتریاران به عنوان قانون مستقل از تصویب مجلس گذشت، تا کنون این قانون با اصلاحات الحاقی اجرا می شود.
تعریف دفترخانه، سردفتر و دفتریار و وظایف آنان در موارد ۱ الی ۳ قانون مذکور بیان شده است: «دفترخانه اسناد رسمی واحد وابسته به وزارت دادگستری [اکنون قوه قضاییه] است و برای تنظیم و ثبت اسناد رسمی طبق قوانین و مقررات مربوطه تشکیل می شود. سازمان و وظایف دفترخانه تابع قوانین و نظامات راجع به آن است.» و «اداره امور دفترخانه اسناد رسمی به عهده شخصی است که با رعایت مقررات این قانون بنا به پیشنهاد و سازمان ثبت اسناد و املاک کشور با جلب نظر مشورتی کانون سردفتران و به موجب ابلاغ وزیر دادگستری [ریاست سازمان ثبت اسناد و املاک کشور] منصوب و سردفتر نامیده می شود.

با توجه به تغییرات حاصله در نظام قضایی کشور قوه قضاییه بعد از انقلاب طبق اصل ۱۵۶ قانون اساسی، به عنوان قوه ای مستقل در کنار دو قوه دیگر تشکیل گردید، که ریاست آن عالی ترین مقام قوه قضاییه است: طبق اصل ۱۶۰ قانون اساسی وزیر دادگستری مسئولیت کلیه مسایل مربوط به روابط قوه قضاییه با قوه مجریه و مقننه را برعهده دارد و فقط اختیار استخدام کارکنان اداری قوه قضاییه با وزیر می باشد که از طرف ریاست قوه قضاییه به ایشان تفویض می شود. اکنون صدور ابلاغ سردفتران با ریاست سازمان ثبت اسناد و املاک کشور که معاونت قوه قضاییه را دارد، می باشد و وزیر دادگستری برخلاف مفاد ماده مذکور سردفتران را نصب و عزل نمی کند. و نیز «هر دفترخانه علاوه بر یک دفتریار که سمت معاونت دفترخانه و نمایندگی سازمان ثبت را داراست و دفتریار اول نامیده می شود، می تواند یک دفتریار دوم نیز داشته باشد. دفتریار به پیشنهاد سردفتر و به موجب ابلاغ سازمان ثبت اسناد و املاک کشور برابر مقررات این قانون منصوب می شود».

دفتریار علاوه بر اینکه معاونت دفترخانه را دارد، نماینده ثبت هم محسوب می شود که بعد از تصویب قانون سال ۵۴ ثبت اسناد دفتر دفتریار منسوخ شد و در حال حاضر اسناد فقط در یک دفتر، سردفتر ثبت می شود و دفترخانه می تواند دفاتر دیگری مثل دفتر اتومبیل و دفتر بانکی داشته باشد که از دفتر سردفتر شماره می گیرند، و سردفتر باید از سازمان ثبت مجوز داشتن چنین دفاتری را قبلاً اخذ نماید.

امتیاز سردفتری جهت تأسیس دفترخانه که با صدور ابلاغ از سوی ریاست سازمان ثبت اسناد و املاک کشور صورت می گیرد، فقط برای محلی معتبر است که سردفتر برای آن محل قبول شده و ابلاغ گرفته است. سردفتر حق افتتاح دفتر و یا شعبه ای از دفتر را در خارج از محل و حوزه ابلاغ خود ندارد و باید محل تأسیس دفتر را به سازمان ثبت قبل از شروع به کار معرفی نماید تا مورد موافقت قرار گیرد.

مطابق ماده ۲ قانون ثبت «… مسئولین دفاتر و صاحبان دفاتر اسناد رسمی جز در محل مأموریت خود نمی توانند انجام وظیفه نمایند، اقدامات آنان در خارج از محل اثر قانونی ندارد.» ماده درصدد بیان صلاحیت محلی سردفتر است و آن هم از جهت محل خدمت و حوزه ثبتی است که امتیاز و ابلاغ تأسیس دفترخانه برای آنجا صادر گردیده، (باید شهر باشد) لازم به ذکر است که دفاتر از جهت تعیین صلاحیت تنظیم اسناد مختص محلی خاص نمی باشند. سردفتر در هر محلی که بوده باشد اختیار و حق تنظیم اسناد املاک و اموال منقول یا غیر منقول تمام نقاط کشور را داراست. سردفتر تهران می تواند نسبت به تنظیم اسناد نقل و انتقال املاک واقع در مشهد، اصفهان، ارومیه و … با اخذ مجوزهای لازم از محل وقوع ملک اقدام نماید.

مبحث دوم: وظایف سردفتران و دفتریاران
در قانون ثبت وظایف مسئولین دفاتر در ماده ۴۹ ق.ث احصاء شده.
هر چند که در زمان تصویب اولین قانون ثبت، قانون دفاتر اسناد رسمی تصویب نشده بود و بندهایی که در این ماده ذکر شده در ادارات ثبت آن زمان انجام می شد، ولی بعد از تصویب قانون دفاتر اسناد رسمی و تأسیس دفاتر اسناد رسمی انجام بندهای این ماده نیز جزء وظایف سران دفاتر می باشد.
۱- ثبت کردن اسناد مطابق مقررات قانون

در دفاتر اسناد رسمی ابتدا اسناد در اوراق مخصوص تنظیم و سپس در دفتر سردفتر ثبت می شوند و سران دفاتر موظف به رعایت مفاد این بند می باشند. خلاصه معامله تنظیم شده در دفاتر اسناد رسمی در اسناد قطعی غیر منقول توسط متصدیان دفاتر املاک اداره ثبت در دفتر املاک مربوطه ثبت می شوند.
۲- دادن سواد (رونوشت) مصدق از اسناد ثبت شده به اشخاصی که مطابق مقررات حق گرفتن سواد دارند.
۳- تصدیق صحت امضاء

«دفتر گواهی امضاء دفتری است که منحصراً مخصوص تصدیق امضاء ذیل نوشته های عادی است. بر طبق قانون و آیین نامه مربوطه دفاتر اسناد رسمی مجاز به تصدیق صحت امضای نوشته های مالی نیستند؛ مقصود از نوشته های مالی نوشته هایی است که در آن به طور منجز پرداخت وجه نقدی از طرف امضاء کننده تعهد و یا ضمانت شده باشد و یا آن که موضوع گواهی امضاء شده یا منفعت مالی غیر منقول و یا سهام شرکتهای ثبت شده باشد».
۴- قبول و حفظ اسنادی که امانت می گذارند.

طبق ماده ۳۰ قانون دفاتر اسناد رسمی: «سردفتران و دفتریاران موظفند نسبت به تنظیم و ثبت اسناد مراجعین اقدام نمایند، مگر آن که مفاد و مدلول سند مخالف با قوانین و مقررات موضوعه و نظم عمومی یا اخلاق حسنه باشد که در این صورت باید علت امتناع را کتباً به تقاضا کننده اعلام نمایند.
نظم عمومی و اخلاق حسنه مفاهیم کلی هستند و نیاز به بحث و بررسی جامعی دارند، چون که در هر زمان و مکان برخورد و برداشت جامعه از موارد ذکر شده متفاوت است و نمی توان ملاکهای ثابتی را تعیین نمود.

با توجه به ماده ۹۶۹ ق.م که می گوید: «اسناد از حیث طرز تنظیم تابع قانون محل تنظیم خود می باشند». باید نظم عمومی و قواعد آن و اخلاق حسنه را مطابق با زمان و مکان تنظیم سند در نظر گرفت. عدم ثبت اسناد معاملاتی که مخالف صریح قوانین موضوعه کشور می باشند، در ماده ۶۰ ق.ث نیز مورد تأکید قرار گرفته و ضمانت اجرای عدم رعایت آن در ماده ۱۰۱ ق.ث آمده و موجب انفصال از یک تا سه سال از سمت سردفتری که بیانگر نظر و تأکید قانونگذار در رعایت نظم عمومی و اخلاق حسنه و قوانین موضوعه مملکت هست. همچنان که ماده ۱۶ آیین نامه قانون دفاتر اسناد رسمی نیز مقرر می دارد «هیچ سندی را نمی توان تنظیم و در دفتر اسناد رسمی ثبت نمود مگر آن که موافق با مقررات قانون باشد.» موافقت مفاد سند با مقررات قانونی به صورت امری بیان شده و مفهوم مخالف آن یعنی اینکه هیچ سندی نبادی مخالف مقررات و قانون تنظیم و ثبت شود و دفاتر اسناد رسمی مکلفند در تنظیم و ثبت اسناد کاملاً مقررات و قوانین جاریه را از هر جهت مدنظر داشته باشند. مع الوصف در مواردی سردفتران و دفتریاران باید از تنظیم و ثبت سند خودداری نمایند. می توان این موارد را موارد رد سردفتران و دفتریان نامید.

در ماده ۵۳ ق.ث تصریح شده است: «مسئول دفتر نمی تواند اسنادی را که به منفعت خود یا کسانی که در تحت ولایت یا وصایت یا قیمومت او واقعند یا با او قرابت نسبی تا درجه چهارم یا سببی تا درجه دوم دارند و یا در خدمت او هستند ثبت نماید.»
ماده فوق در سال ۱۳۱۰ تصویب شده که تا زمان تصویب قانون دفاتر اسناد رسمی در سال ۵۴ مجری و معتبر بود، اما با عنایت به ماده ۷۶ قانون دفاتر اسناد رسمی که بیان می دارد: «آن قسمت از قوانین و مقررات که مغایر با مقررات این قانون باشد، نسخ می شود.» ماده ۳۱ قانون مذکور، جایگزین ماده ۵۳ ق.ث گردید؛ به دستور ماده ۳۱ قانون دفاتر اسناد رسمی سردفتران و دفتریاران ممنوع از تنظیم ثبت اسناد در موارد زیر می باشند:

۱- اسنادی که مربوط به خودشان باشد.
۲- اسناد کسانی که تحت ولایت یا وصایت و یا قیمومتشان باشد.
۳- اسناد افرادی را که با آنان قرابت نسبی یا سببی تا درجه چهارم از طبقه سوم دارند.
۴- اسناد افرادی را که در خدمت آنها هستند.
«باید دانست که ماده ۳۱ قانون دفاتر اسناد رسمی و …» مصوب ۱۳۵۴ در مورد اقارت سردفتر ماده ۵۳ ق.ث را اصلاح کرده است و تنظیم سند برای اقارب نسبی یا سببی تا درجه چهارم از طبقه سوم را منع کرده است و به این ترتیب موارد را افزایش داده است، زیر طبق ماده ۵۳ قانون ثبت که بر اساس حقوق اروپایی تنظیم شده و در آن از طبقه نامی برده نشده است، مسئول دفتر می تواند سندی را که مربوط به نواده عمو یا دایی او باشد ثبت نماید، چون با در نظر گرفتن جامع نسب قرابت نواده عمو یا دایی از درجه پنجم است، اما بر اساس ماده ۳۱ قانون دفاتر اسناد رسمی … که بر اساس طبقات ارث و درجات هر طبقه در فقه اسلامی است، مورد مذکور از موارد رد است و سردفتر نمی تواند سند مربوط به اشخاص مذکور را ثبت نماید زیرا عمو و دایی از طبقه سوم می باشند و نواده آنان قرابت درجه سوم از طبقه سوم دارد .»

(( برای دانلود کلیک کنید ))

[ بازدید : 54 ] [ امتیاز : 3 ] [ نظر شما : ]